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Assistant-e de direction (F/H)

Assistant-e de direction (F/H)

  • Contrat :CDI
  • Temps de travail :Temps plein
  • Expérience :De 2 à 5 ans
  • Niveau d’études :Bac, bac professionnel
  • Salaire :Entre 24000€ et 35000€ brut annuel

FDP 639 - Catégorie B ou C - Date limite réception des candidatures : 13/12/2019

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (3 ans renouvelables).

"Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l'accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous".

Date vacance du poste 16/03/2020.

Groupe 2 IFSE des secrétaires administratifs ou  Groupe 1 IFSE des adjoints administratifs.

Le cabinet est composé de trois personnes : un chef de cabinet et deux assistantes de direction. Il assure des missions de coordination, de secrétariat de direction, de gestion des instances, de protocole et d’interface en particulier au service du directeur général, du directeur adjoint, directeur de la recherche et des ressources pédagogiques et du secrétaire général. Les personnels affectés au cabinet sont soumis à des règles strictes de confidentialité et doivent faire preuve de disponibilité. Ils doivent en outre avoir une bonne connaissance du fonctionnement général de l’établissement et des procédures à l’œuvre. Chaque assistante de direction est tenue d’assurer, sur les dossiers urgents, l’intérim de l’autre assistante en cas d’absence afin d’assurer la continuité du service.

Missions du poste : (sous l’autorité hiérarchique du chef de cabinet)

- Assister l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail

- Assurer l’organisation logistique des instances

- Assurer le suivi des actions de la direction

- Suivre l’exécution technique du budget de la direction

- Traiter les informations entrantes, les transmettre selon l'urgence et la priorité.

Activités principales attachées au poste

- Gérer les agendas du directeur général, de la directrice adjointe, et des autres membres de l’équipe de direction en fonction des demandes : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des priorités

- Gérer les aspects logistiques des déplacements du directeur général, de la directrice et des autres membres de l’équipe de direction en fonction des demandes : ordres de mission, réservations diverses…

- Assurer l’organisation matérielle et logistique des instances (COMEX, CODIR, amphi cadres, Conseil d’administration, Conseil de la formation, Conseil de la Recherche notamment) et des réunions importantes : réservation et aménagement des salles, restauration, ordres de mission, reprographie, transports,…

- Gérer les flux de courriers entrants et sortants : relève des parapheurs et du courrier, vérification de la cohérence des demandes, suivi des urgences en lien avec le chef de cabinet

- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, présentations, décisions, notes, tableaux…), les reproduire, les diffuser

- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information au sein du cabinet et en lien avec les directions, services et départements

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes…)

Activités annexes attachées au poste :

- Suivi des adhésions aux associations et société savantes

- Suivre l’exécution technique du budget par opération, en lien avec le chef de cabinet

- Préparer les dossiers du directeur général et du directeur adjoint pour leurs RDV et réunions : recueillir les informations nécessaires et les documents pertinents, les reproduire

- Alimenter et tenir à jour la base de contacts du cabinet

- Gérer les commandes de fournitures pour l’équipe de direction

Formations associées à la prise de poste

Formation aux outils internes


Informations pratiques

Site desservi par les transports en commun

Restaurant d’entreprise

Profil de candidat recherché :

Compétences mises en œuvre dans le cadre du poste (Niveau maîtrise) :

- Secrétariat de direction ; gestion d’instances statutaires ; gestion administrative

- Connaître l’organisation générale, les structures et les procédures de l’établissement

- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie électronique…)

- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière

- Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation dans le cadre d’actions plurielles

- Autonomie, discernement et sens de l’initiative dans l’exercice de ses attributions

- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion

- Aptitude relationnelle et maîtrise de soi

- Capacité à faire face à des pics d’activités

  • Notre adresse

    10 Avenue Edouard Belin, 31400 Toulouse, France
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