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Gestionnaire de scolarité (H/F)

Gestionnaire de scolarité (H/F)

  • Contrat :CDD
  • Durée :24 mois
  • Temps de travail :Temps plein
  • Expérience :Moins de 2 ans
  • Niveau d’études :Bac, bac professionnel
  • Salaire :Entre 22000€ et 27000€ brut annuel

FDP 688 – Catégorie B – Date limite de réception des candidatures : 21/10/2020

Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels.

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article 4-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

MISSION DE L’ISAE-SUPAERO

L’ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances. Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit également des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international. Dans l’offre de formation, on trouve actuellement la formation ingénieur SUPAERO ainsi qu’une formation ingénieur par apprentissage.

L’ISAE-SUPAERO est actuellement la première formation d’ingénieurs française pour l’aéronautique et le spatial, mais forme également la moitié de ses élèves ingénieurs pour des postes à haute responsabilité dans les autres secteurs de l’économie. Au sein de l'ISAE, la direction des formations ingénieurs est chargée de toutes les actions de formation des élèves ingénieurs ISAE-SUPAERO et de l'évaluation de l'enseignement correspondant. Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel. Elle coordonne les actions de recrutement des élèves ingénieurs et pilote la promotion de leur formation.

MISSION DE LA DIRECTION DES FORMATIONS INGENIEUR

L’activité de la DFI s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus suivants :

- Concevoir et  faire évoluer l’offre de formation

- Recruter les étudiants

- Dispenser la formation

- Administrer les étudiants

Une contrainte forte de la direction de Formation dans ses missions est sa position d’interface multiple : direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions, les  services de soutien, étudiants d’origines académiques et géographiques variées, nombreux intervenants extérieurs, industriels, universités et centres de recherche en France et à l’étranger.

MISSION DU SERVICE ISS

Le service ISS (stages et scolarité) est composé de deux bureaux : un bureau Stages et un bureau Scolarité.

Le contexte du poste est marqué par la nécessité croissante d’une diversification des profils des diplômés, se traduisant d’une part, par la mise en place de parcours de formation de plus en plus variés et complexes et par une volonté de diversification du recrutement. Ainsi, le suivi administratif des études est un des éléments clés du processus de formation que pilote cette direction.

MISSION DU BUREAU SCOLARITE

Les missions principales du bureau scolarité concernent :

- Les inscriptions

- Le suivi des éléments diplômants et la diplômation

- Les droits de scolarité

- Les bourses sur critères sociaux

- La CVEC

- L’édition de documents à destination des élèves, cartes étudiantes, certificats…

Au-delà du suivi administratif des études, le bureau scolarité est également fortement impliqué par une évolution importante des systèmes et outils informatique et bases de données et, à moyen terme, par un remplacement du système d’information de gestion des élèves (Cocktail).

Dans ce cadre, une place importante est accordée à l’industrialisation des processus pour gagner en efficacité, notamment par la dématérialisation des échanges, un nouveau site d’inscription, l’intégration prochaine d’un système de lecture et reconnaissance automatique des documents (LAD RAD).

Le contexte du bureau est très informatisé et nécessite de ce fait une aisance et un goût pour le travail avec les outils informatiques.

MISSIONS LIÉES AU POSTE

Le titulaire du poste est gestionnaire et responsable de plusieurs dossiers relevant du bureau scolarité :

- La gestion et le suivi des bourses, en particulier les bourses sur critères sociaux avec le CROUS

- Les enquêtes SISE

- La préparation et l’édition des diplômes DES et Bachelor et, dans ce cadre, le suivi de la validation des éléments diplômants

- Il est également en charge de renseigner les étudiants avec les autres personnes du bureau et du suivi de diverses demandes concernant leur scolarité essentiellement par voie dématérialisée. Le poste nécessite polyvalence, technicité, rigueur et organisation dans la vérification, la mise à jour et le suivi des dossiers.

La communication, la coopération et l’échange d’informations dans l’équipe, ainsi qu’en transverse avec d’autres services comme les affaires juridiques, le secrétariat général, sont des points essentiels.

La maitrise d’Excel est exigée (notamment les tableaux croisés dynamiques).

La connaissance de l’enseignement supérieur serait un plus.

Le gestionnaire de scolarité est placé sous l’autorité du chef du bureau scolarité.

Collaborations en internet et externe :

En interne, avec le reste de l’équipe sur les dossiers transverses et avec d’autres services et directions de l’Institut (secrétariat général, affaires juridiques, service informatique…). En externe, essentiellement avec le CROUS.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion administrative des étudiants

- Préparation et participation aux rentrées

- Inscriptions et vérification des pièces justificatives demandées

- Saisie, vérification et mise à jour des informations administratives sur la base de données, en particulier au moment des inscriptions en ligne

- Rédiger des procédures et fiches de tâches

- Soutien aux autres fonctions scolarité : édition des cartes étudiantes, éditions d’attestations et certificats…

Bourses

- Gestion et suivi des bourses sur critères sociaux en lien avec le CROUS (lancement des campagnes, informations aux élèves, liens avec le CROUS / affaires juridiques / Secrétariat Général, validation des inscriptions administratives auprès du CROUS, simulations budgétaires, tenue et mise à jour de la procédure interne, veille réglementaire : circulaire CROUS, arrêtés MESRI…)    

- Suivi et veille sur les autres dispositifs de bourses ou de financements existants (tenue d’un tableau de synthèse avec en particulier l’impact sur les droits de scolarité)

Enquêtes

- Répondre aux enquêtes nationales SISE (Inscriptions et Diplômés)

- Répondre à d’autres enquêtes relevant du périmètre de la scolarité (en particulier vis-à-vis des bourses)

- Extraction de bases de données et utilisation de tableaux croisés dynamiques Diplômes DES et Bachelor

- Suivi et vérification des conditions d’obtention, validation des conditions d’obtention des        diplômes

- Édition des diplômes, et vérification en lien avec les affaires juridiques des trames

- Modalités et organisation des remises

- Suivi de la conformité avec le règlement de scolarité et les jurys

Profil de candidat recherché :

COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE

A) Compétences spécialisées ou transverses 

- Bureautique / Informatique (maîtrise d’Excel exigée) (Expert)

- Organisation, planification (Maîtrise)

- Communication, relations extérieures (Maîtrise)

- Prise de décision (Maîtrise)

- Connaissance du fonctionnement de l’Institut (Maîtrise)

- Utilisation des bases de données (Application)

- Anglais (Application)

B) Compétences managériales

- Poste non concerné

C) Aptitudes –Savoir-être (4 maximum)

- Organisation – Méthode (Expert)

- Autonomie – Initiative (Maîtrise)

- Dynamisme – Réactivité (Maîtrise)

- Esprit d’équipe et souci du service rendu (Maîtrise)

DIMENSIONS DU POSTE / CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Effectif global étudiants : environ 1000

Effectif étudiants diplômés : environ 300

Bureau collectif de quatre agents

Horaire variable

Contrainte lors des congés d’été

Pic d’activité lors des inscriptions et de la diplômation

Rémunération selon expérience professionnelle.

CV et lettre de motivation obligatoire.

Pour un complément d'informations :

Maria VAUQUELIN : maria.vauquelin@isae-supaero.fr

Alexandre BLOIS : Alexandre.BLOIS@isae-supaero.fr

Date de prise de fonctions : novembre 2020

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.

  • Notre adresse

    10 Avenue Edouard Belin, 31400 Toulouse, France
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