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Assistant-e de Direction

Assistant-e de Direction

  • Contrat :CDI
  • Temps de travail :Temps plein
  • Expérience :Moins de 2 ans
  • Niveau d’études :Bac, bac professionnel

FDP 690 - Catégorie B - IFSE Groupe 2 Secrétaire Administratif

Date limite de réception des candidatures : 26/10/2020

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (3 ans renouvelable).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article 4-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

L’ISAE est un établissement public sous tutelle du Ministère la Défense. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes. Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances. Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Au sein de l'institut, la direction des formations masters et mastères spécialisés a en charge la formation longue diplômante à l'exception des cycles ingénieurs et des formations doctorales (masters recherche et doctorats de la responsabilité de la DRRP).

Elle conçoit et dispense les différentes formations de spécialisation de l'institut. Elle assure également le recrutement, l'encadrement et l'évaluation des étudiants suivant ces formations ainsi que les actions de prospection et de communication.


Enjeux du poste :

- Assurer quotidiennement les tâches dévolues au secrétariat

- Assurer la disponibilité des données sur l’activité (Direction générale, CGE, Conventions, enquêtes, diplômes….)

- Assurer la fluidité du fonctionnement de la DFM lors des pics d’activité

- Assister le directeur de la DFM ainsi que les chefs de service rattachés à cette direction :

- Rédaction des compte-rendus et plans d’action des réunions et revues d’avancement de projet en lien avec le processus « Former à la DFM »

- Rédiger et diffuser des courriers, des notes, des décisions et des comptes rendus

- Organiser l’agenda, prise de RDV, organisation de réunions, organisation des déplacements, préparation des dossiers supports…

- Assurer les tâches de secrétariat classique (enregistrement et distribution du courrier, archivage, classement, mise à jour des plannings de congés des personnels de la direction, approvisionnement en fournitures pour les personnels de la DFM et les salles de cours…)

- Accueillir les visiteurs extérieurs

- Assurer le suivi des indicateurs de l’activité et de pilotage de la DFM

 Contribuer aux activités du Pôle Programmes de la DFM :

 - Edition des dossiers de candidature

- Réalisation des diplômes (maquettes + éditions + recueil des signatures + apostille auprès de la Cour d’Appel de Toulouse + préparation avec service scolarité et la COM de la remise des diplômes + suivi de l’envoi des diplômes aux étudiants absents lors de la cérémonie)

- Transmission d’informations aux autorités d’accréditation : enregistrement sur le site de la CGE des effectifs nominatifs des étudiants entrants et diplômés en Mastère Spécialisé.

Profil de candidat recherché :

Compétences spécialisées ou transverses :

Bureautique -Informatique (Maîtrise)

Organiser -Planifier (Maîtrise)

Rédiger – Mettre en forme les documents (Maîtrise)

Communiquer (Maîtrise)

Accueillir des personnes extérieures (Maîtrise)

Mettre en œuvre une règle, une procédure… (Maîtrise)

Connaître l’environnement professionnel (Application)

Anglais (Application)

Aptitudes –Savoir-être :

Autonomie - Initiative (Maîtrise)

Organisation –Méthode –Rigueur - Réactivité (Maîtrise)

Sociabilité – Esprit d’équipe -¨Etre à l’écoute (Maîtrise)

Ténacité –Persévérante – Capacité d’adaptation (Maîtrise)

Rémunération selon expérience professionnelle.

CV et Lettre de motivation obligatoire.


Date de prise de fonctions : fin d'année 2020

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.

  • Notre adresse

    10 Avenue Edouard Belin, 31400 Toulouse, France
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