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Gestionnaire de scolarité (H/F) - FDP n°711

Gestionnaire de scolarité (H/F) - FDP n°711

  • Contrat :CDI
  • Temps de travail :Temps plein
  • Expérience :Moins de 2 ans
  • Niveau d’études :DUT, BTS, Bac + 2
  • Salaire :Entre 25000€ et 35000€ brut annuel

Catégorie B - Groupe IFSE 2 des SA – Date limite de réception des candidatures : 24/02/2021

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (3 ans renouvelable).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article 4-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

MISSION DE L’ISAE-SUPAERO :

L’ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances. Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit également des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international. Dans l’offre de formation, on trouve actuellement la formation ingénieur SUPAERO ainsi qu’une formation ingénieur par apprentissage.

L’ISAE-SUPAERO est actuellement la première formation d’ingénieurs française pour l’aéronautique et le spatial, mais forme également la moitié de ses élèves ingénieurs pour des postes à haute responsabilité dans les autres secteurs de l’économie. Au sein de l'ISAE, la direction des formations ingénieurs est chargée de toutes les actions de formation des élèves ingénieurs ISAE-SUPAERO et de l'évaluation de l'enseignement correspondant. Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel. Elle coordonne les actions de recrutement des élèves ingénieurs et pilote la promotion de leur formation.

MISSION DE LA DIRECTION DES FORMATIONS INGÉNIEUR :

L’activité de la DFI s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus suivants :

- Concevoir et  faire évoluer l’offre de formation

- Recruter les étudiants

- Dispenser la formation

- Administrer les étudiants

Une contrainte forte de la direction de Formation dans ses missions est sa position d’interface multiple : direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions, les  services de soutien, étudiants d’origines académiques et géographiques variées, nombreux intervenants extérieurs, industriels, universités et centres de recherche en France et à l’étranger.

MISSION DU SERVICE ISS :

Le service ISS (stages et scolarité) est composé de deux bureaux : un bureau Stages et un bureau Scolarité.

Le contexte du poste est marqué par une diversification croissante des profils des diplômé, la mise en place de parcours de formation de plus en plus variés et complexes et par une volonté de diversification du recrutement. Ainsi, le suivi administratif des études est un élément clé.

MISSION DU BUREAU SCOLARITE :

Les missions principales du bureau scolarité concernent :

- Les inscriptions

- Le suivi des éléments diplômants et la diplômation

- Les droits de scolarité

- Les bourses sur critères sociaux

- La CVEC

- L’édition de documents à destination des élèves, cartes étudiantes, certificats…

Au-delà du suivi administratif des études, le bureau scolarité est également fortement impliqué par une évolution importante des systèmes et outils informatique et bases de données et, à moyen terme, par un remplacement du système d’information de gestion des élèves (Cocktail).

Dans ce cadre, une place importante est accordée à l’industrialisation des processus pour gagner en efficacité, notamment par la dématérialisation des échanges, un nouveau site d’inscription, l’intégration prochaine d’un système de lecture et reconnaissance automatique des documents (LAD RAD).

Le contexte du bureau est très informatisé et nécessite de ce fait une aisance et un goût pour le travail avec les outils informatiques.

MISSIONS LIÉES AU POSTE :

Le titulaire du poste est gestionnaire au sein du service scolarité de plusieurs dossiers importants, dont la gestion électronique des documents, la gestion de la CVEC (Contribution de Vie Étudiante et de Campus), la mise en place et l’organisation des jurys. Il est également en charge de renseigner les étudiants, avec les autres personnes du bureau, et du suivi de diverses demandes concernant leur scolarité, essentiellement par voie dématérialisée.

 Le poste nécessite polyvalence, technicité, rigueur et organisation dans la vérification, la mise à jour et le suivi des dossiers, la communication, la coopération et l’échange d’informations dans l’équipe, ainsi qu’en transverse avec d’autres services en interne comme le service informatique, ou en externe pour la CVEC.

La maitrise d’Excel est exigée.

La connaissance de l’enseignement supérieur serait un plus.

Le gestionnaire de scolarité est placé sous l’autorité du chef du bureau scolarité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Gestion administrative des étudiants

-         Préparation et participation aux chaînes de rentrées

-         Suivi des inscriptions et vérification des pièces justificatives demandées

-         Saisie, vérification et mise à jour des informations administratives sur la base de données, en   particulier au moment des inscriptions en ligne des élèves

-         Rédiger des procédures et fiches de tâches

-         Délivrance des différentes attestations demandées par les élèves ou anciens élèves

-         Délivrance et renouvellement des cartes étudiantes

-         Archivage et classement des dossiers

-         Soutien aux autres fonctions scolarité

Gestion électronique des documents (GED)

-         Projets existants : définir et maintenir les modèles de référence des documents (attestions / certificats), pilotage d’un projet de production semi-automatique des attestations, dossier dématérialisé de la scolarité, LAD-RAD

-         Projets à l’étude : numérisation des archives, mise en place d’un outil de vérification des diplômes en ligne, « coffre-fort » d’archivage en ligne de documents pour les anciens élèves

Gestion de la CVEC (Contribution de Vie Étudiante et de Campus)

-         Établir et définir, à partir d’extractions de bases de données et de fichiers Excel, les listes d’élèves assujettis et non assujettis, exonérés et non exonérés, informer les élèves, recueillir et vérifier les attestations de paiement, préparer les fichiers de dépôt

Jurys

-         Préparer les jurys de passage et de sortie (mise en place des réunions, établissement et diffusion de la décision de désignation des membres du jury et convocation des participants, diffusion des procès-verbaux aux membres des jurys)

Diplômation

-         Soutien à la diplômation, en particulier suivi informatif des éléments diplômants pour produire des attestations aux élèves

-         Préparation et édition de la photo de promotion

Élèves militaires

-         Gestion des spécificités des élèves militaires (stages de formation, ordres de mutation…)

Enquêtes

-         Possibilité de participation à des enquêtes ou d’une évolution du poste vers la prise en compte d’enquêtes avec manipulation de données informatiques (issues de fichiers Excel et de bases de données)

Évènementiel

-         Organiser divers éléments relevant de la responsabilité du bureau scolarité : cérémonie de levée des drapeaux à la rentrée et baptême de promo, ainsi qu’une contribution à la préparation matérielle de la cérémonie de remise des diplômes.

Profil de candidat recherché :

COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE :

A) Compétences spécialisées ou transverses

- Bureautique / Informatique (Suite Office, maîtrise d’Excel exigée, GED) (Expert)

- Exploitation de données informatiques (tableaux Excel, utilisation de bases de données) (Maîtrise)

- Planification, suivi de projet (Maîtrise)

- Prise de décision (Maîtrise)

- Communication, relations extérieures (Maîtrise)

- Connaissance du fonctionnement de l’Institut (Application)

- Anglais (Application)

B) Compétences managériales

Poste non concerné

C) Aptitudes –Savoir-être (4 maximum)

- Organisation – Méthode (Expert)

- Autonomie – Initiative (Maîtrise)

- Dynamisme – Réactivité (Maîtrise)

- Esprit d’équipe et souci du service rendu (Maîtrise)

DIMENSIONS DU POSTE / CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Effectif global étudiants : environ 1000

Effectif étudiants diplômés : environ 300

Bureau collectif de quatre agents

Horaire variable

Formation bac+2 minimum

Pour plus de renseignements sur le poste, veuillez contacter :

Maria VAUQUELIN : maria.vauquelin@isae-supaero.fr

Alexandre BLOIS : Alexandre.BLOIS@isae-supaero.fr


CV et lettre de motivation obligatoire (avec la référence FDP 711)

Rémunération selon l’expérience professionnelle.

Date de prise de fonctions : avril 2021

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.

  • Notre adresse

    10 Avenue Edouard Belin, 31400 Toulouse, France
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