Gestionnaire Scolarité Cycle Ingénieur (H/F) - FDP n°905

  • CDI
  • Temps plein
  • Entre 27K€ et 36K€ brut/an
  • De 2 à 5 ans d’expérience
  • Bac, bac professionnel
  • Assistant service scolarité

Poste de catégorie B - IFSE groupe 3 des Secrétaires Administratifs


Mission

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

CONTEXTE

L’ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

La direction des formations est chargée de toutes les actions de formation (formations ingénieur – sous statut étudiant et sous statut apprenti, masters et mastères spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel.

Son activité s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus suivants :

-        Concevoir et faire évoluer l’offre de formation

-        Recruter les étudiants

-        Dispenser la formation

-        Administrer les étudiants

Une contrainte forte de la direction des Formations dans ses missions est sa position d’interface multiple : direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions, les services de soutien, étudiants d’origines académiques et géographiques variées, nombreux intervenants extérieurs, industriels, universités et centres de recherche en France et à l’étranger.

MISSION DU PÔLE SCOLARITÉ

Au sein de la direction des Formations - Le Pôle Scolarité Cycle ingénieur a pour missions principales de :

- Assurer l’inscription et la gestion administrative des étudiants

- Organiser les jurys de validation et de sortie ;

- Contribuer aux cérémonies de baptême et de remise des diplômes

- Délivrer sur demandes d’anciens et actuels étudiants les documents de scolarité

- Suivre l’ensemble des éléments diplômants des diplômes délivrés dans le cadre des Formations Ingénieurs ISAE-SUPAERO

MISSION / PROJET DU PÔLE SCOLARITÉ

Le contexte du poste est marqué par la nécessité croissante d’une diversification des profils des diplômés, se traduisant d’une part, par la mise en place de parcours de formation de plus en plus variés et complexes et par une volonté de diversification du recrutement. Ainsi, le suivi administratif de la validation des études est un des éléments clés du processus Former piloté par la direction.

Les missions principales du pôle scolarité concernent :

- Les inscriptions

- Les droits de scolarité

- Les bourses sur critères sociaux

- La CVEC

- Le traitement de données informatiques (enquêtes…)

- Le suivi de la scolarité, des éléments diplômants et la diplomation

- L’édition de documents à destination des élèves : cartes étudiantes, certificats, diplômes…

Au-delà du suivi administratif des études, le pôle scolarité est également fortement impliqué dans l’évolution des systèmes, outils informatiques et bases de données.

Dans ce cadre, une place importante est accordée à l’automatisation des processus pour gagner en efficacité, notamment par la dématérialisation des échanges et des supports.

Le poste nécessite une aisance et un goût pour le travail avec les outils informatiques ainsi qu’une certaine connaissance de l’enseignement supérieur et du statut étudiant.

A noter qu’un projet de réorganisation des services de la Direction des Formations est en cours, projet qui a des incidences sur le contour des missions du poste.

MISSIONS LIÉES AU POSTE

Le titulaire du poste est l’interlocuteur privilégié du Gestionnaire SI de la Direction des Formations pour tout ce qui concerne les outils informatiques en place au Pôle Scolarité.

Il est responsable des inscriptions, des décisions d’admission et de la bonne tenue du tableau de bord inter-service Cycle Ingénieur (base de données internes).

Il contribue également à l’élaboration et l’édition des suppléments aux diplômes Ingénieurs Sous Statut Etudiant et Sous Statut Apprenti.

Ce poste nécessite polyvalence, rigueur et organisation. La communication, la coopération et l’échange d’informations au sein de l’équipe est primordiale.

Le titulaire doit avoir une vision globale de l’ensemble des missions du Pôle Scolarité afin de pouvoir fournir un premier niveau d’informations et/ou de pouvoir orienter vers l’interlocuteur idoine.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Pilotage et suivi des Inscriptions administratives (Cycle FISE et FISA)

- Élaboration de la partie Scolarité dans le Tableau de Bord Cycle Ingénieur

- Suivi des droits de scolarité

- Rédaction et édition de la décision d’admission Cycle Ingénieur FISE

- Suivi de la tenue du Tableau de Bord Cycle Ingénieur pour l’édition des suppléments au diplôme

- Élaboration des suppléments aux diplômes Ingénieurs FISE et FISA

- Activation / Désactivation des comptes Informatiques

- Suivi des évolutions des outils informatiques en lien avec le gestionnaire SI de la DF

- Réponse aux enquêtes et requêtes internes DF et inter-Directions

- Suivi des DESKS liés aux outils du Pôle Scolarité

Profil

COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE

A) Compétences spécialisées ou transverses

Bureautique/Informatique (maîtrise d’Excel exigée) (E)

Organisation, planification (E)

Communication, relations extérieures (E)

Prise de décision (M)

Connaissance du fonctionnement de l’Institut (M)

Utilisation des bases de données (A)

Anglais (A)

B) Compétences managériales

Poste non concerné

C) Aptitudes –Savoir-être (4 maximum)

Organisation – Méthode (E)

Autonomie - Initiative (M)

Dynamisme (M)

Esprit d’équipe et souci du client (M)

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise


DIMENSIONS DU POSTE / CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Effectif global étudiants : environ 1100

Effectif étudiants diplômés : environ 320

Bureau collectif de 4 agents

Horaire variable

Formation Bac+2 minimum


Modalités de candidature

Adresser un CV et une lettre de motivation est obligatoire.

Pour un complément d'informations :

Marie PETUREAU ; Responsable du bureau scolarité ingénieurs ; marie.petureau@isae-supaero.fr


Date limite de validité de la fiche : 8 janvier 2023

Début du contrat : dès que possible

Rémunération : selon l’expérience


Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.