Assistant-e au Responsable du service budget et vacations - FDP n°936

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

Contexte de l’Institut

L’ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit également des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

La Direction des formations est chargée des actions de formation (formations ingénieur – sous statut étudiant et sous statut apprenti, masters et mastères spécialisés) et de la gestion de formations professionnelles dans le cadre de la formation continue.

Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel.

Son activité s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus suivants :

- Concevoir et faire évoluer l’offre de formation

- Recruter les étudiants

- Dispenser la formation

- Administrer les étudiants

Une contrainte forte de la Direction des Formations dans ses missions est sa position d’interface multiple : La Direction des Formations a des interfaces multiples : Direction Générale de l’ISAE, Tutelle, Ecole Polytechnique (formation des IA) et ENSTA Bretagne (formation des IETA), services internes de l’Institut, étudiants d’origines académiques et géographiques variées, intervenants extérieurs industriels, universités et les centres de recherche en France et à l’étranger.

Le poste est positionné au sein du service budget et vacations de la Direction des Formateurs.

Missions du service

Le service budget et vacations de la Direction des Formations, comporte des missions budgétaires, comptables et juridiques :

· Piloter et suivre le budget et les recettes.

· Établir le bilan et faire le budget prévisionnel.

· Superviser la validation des activités d’enseignements des vacataires et l’engagement du paiement de ces activités.

· Rédaction et mise en œuvre de conventions d’enseignement.

· Régir le suivi financier des programmes d’enseignements et de certains cursus (FISA, AIBT…).

Missions liées au poste

Les missions liées à ce poste requièrent d’être réactif, rigoureux et efficace. Il nécessite un sens du relationnel prononcé.

Elles portent sur :

Exécution budgétaire et comptable :

• Seconder aux travaux de fin de gestion : élaboration du bilan budgétaire des divers comptes et production du budget prévisionnel ;
• Suivre l’exécution mensuelle des enveloppes budgétaires (consommation des crédits) ;

 

• Renseigner les outils de gestion et tableaux de bord ;

· Établir certaines demandes d’achats de la Direction des Formations (DF) : logiciel PLAGE ;

· Suivre le circuit de constatation du service fait.

Traitement des recettes :

• Suivre les recettes ;
• Aider à la rédaction des états récapitulatifs au profit du service recettes de l’Institut.
• Assister à la rédaction de bilans pour la DF.

Prestations d’enseignements et vacations :

· Préparer les dossiers des élèves pour le remboursement des tests linguistiques ;

· Traiter ces demandes de remboursement (PLAGE) ;

· Assurer la vérification et la validation d’une partie des activités des enseignements des vacataires, des conférenciers et engager leur paiement (feuilles d’émargements) ;

· Solliciter les Inspecteurs d’études (IE), les enseignants ou partenaires afin de récolter les données nécessaires pour établir les bilans des formations statut ingénieur (FSI), statut apprenti ingénieur (FISA), Master (M), Master spécialisés (MS) et des certificats (INCOSE, DESIA, CIE…) ;

· Suivre les prestations d’enseignements sous convention.

Autre :

· Assurer une partie des commandes des fournitures de bureau de la Direction des Formations (DF).

A) Compétences spécialisées ou transverses :

• Connaissance du domaine financier et comptable (des règles de comptabilité publique) ; (A)
• Capacités rédactionnelles, d’analyse, de synthèse et de bilans ; (A)
• Organisation, planification ; (A)
• Maîtrise de l’informatique et des outils bureautiques courants : pack office (bonne maîtrise d’Excel souhaitée) ; (M)
• Extraction et mise en forme des données issues des outils métiers (Excel, Qlik, PLAGE). (M)

B)  Compétences managériales :

•  Poste non concerné

C)  Aptitudes –Savoir-être :

• Rigueur – méthode ; (M)
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie ; (M)
• Planifier son travail à partir des priorités ; (A)
• Esprit de synthèse, autonomie, curiosité ; (A)
• Qualités relationnelles (E)
• Capacité à travailler en équipe ; (A)
• Anglais (A)
• Discrétion (A)

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Modalités de candidature :

Adresser un CV et une lettre de motivation (avec la référence FDP n°936) par le lien Digital Recruter (POSTULER)

Pour un complément d'informations :

Madame Lenne Nathalie

Mail : nathalie.lenne@isae-supaero.fr

Date limite de réception des candidatures : 30 septembre 2023

Début du contrat : dès que possible

Rémunération : selon l’expérience

Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine sous conditions

Participation mutuelle : 15€ bruts mensuels sous conditions

54 jours de congés (dont 25 CA et 29 RTT)

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.