Poste de catégorie B - IFSE groupe 2 des Secrétaires Administratifs
Mission
Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).
"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."
Contexte de l’Institut
L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des Armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.
Il exerce ses activités sur les plans national et international.
L’agent recruté sera amené à travailler en collaboration avec les personnels de la Direction des Formations et en relation avec certains personnels des autres directions de l’ISAE-SUPAERO.
MissionsActivités principales :
Assurer la gestion administrative des stages des étudiants :
- Gérer les demandes de départ en stage et assurer le traitement des conventions de stage jusqu’à leurs signatures
- Saisir et mettre à jour les données des stages et emploi sur la base de données de gestion des étudiants,
- Assurer le suivi des étudiants en stage ou en recherche de stage conformément à leur parcours de formation et aux obligations requises pour être diplômé, (période, durée, obligation de stage en entreprise, stage de recherche…etc…)
- Être en relation avec les étudiants, professeurs responsables et les autres services de l’Institut (Scolarité, Mobilité, Career Center…)
Assurer l’accueil et la diffusion d’information :
- Communiquer les informations relatives aux stages auprès des étudiants
- Répondre aux sollicitations des étudiants et assurant leur accompagnement (email, accueil physique, téléphonique, renseignements divers …etc…)
- Assurer la relation avec les organismes d’accueils (entreprise, laboratoire…)
- Diffuser les informations nécessaires aux professeurs responsables et enseignants référents.
- Participer à la mise à jour des informations diffusées sur les stages et à l’évolution des moyens de communication. (Plateforme interne, email d’informations, tutoriel…etc…)
Assurer l’organisation des soutenances de stage :
- Mettre à jour et diffuser les données de stage,
- Gérer les plannings de soutenances,
- Organiser les pauses café et les repas
- Informer les personnes concernées (étudiants, professeurs, poste de garde…)
Contribuer aux activités transverses du pôle :
- Contribuer à la mise à jour des notes d’organisation et de l’information sur la plate-forme pédagogique
- Mettre en place et répondre à des enquêtes liées aux stages
- Contribuer à l’évolution des outils du bureau en lien avec le Chef du pôle
- Contribuer à l’organisation de réunions de bilan, retours d’expérience, amphis d’information …
Profil
Compétences requises
A) Compétences spécialisées ou transverses
- Être capable d’utiliser les outils numériques (bureautique) (M)- Être capable de se conformer aux règles de gestion
financière d’un établissement public (A)
- Être capable de communiquer en Anglais (écrit, oral) (A)
B) Compétences managériales- Ascendant (A)
C) Aptitudes –Savoir-être (4 maximum)
- Avoir le sens du relationnel et le souci du client (M)
- Être autonome et avoir l’esprit d’initiative (A)
- Être organisé et avoir de la rigueur (M)
- Être sociable et avoir l’esprit d’équipe (M)
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Modalités de candidature :
Adresser un CV et une lettre de motivation (avec la référence FDP n°947) par le lien Digital Recruter (POSTULER)
Pour un complément d'informations :
M. Nicolas Bouteiller : nicolas.bouteiller@isae-supaero.fr
Date limite de réception des candidatures : 15 août 2023
Début du contrat : dès que possible
Rémunération : selon l’expérience
Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine sous conditions
Participation mutuelle : 15€ bruts mensuels sous conditions
54 jours de congés (dont 25 CA et 29 RTT)
Restauration collective
Contribution aux frais de transports
Notre site est accessible en transports en communs
Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.