FDP 953/IS - IFSE groupe 2 des SA
Mission
Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).
"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."
L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique.
A ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.Au sein de cet institut, le Secrétariat Général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.Le service Immobilier et Soutien est plus spécifiquement en charge de :
- la connaissance du patrimoine et de l’ensemble des travaux et missions de maintenance programmées sur son patrimoine
- l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement.
La cellule Pilotage Expertise et Support assure un appui à l’exercice des missions du service Immobilier et Soutien et à ce titre elle est en charge de :
- la connaissance du patrimoine immobilier et notamment via le Système d’information patrimonial
- l’expertise et le pilotage du patrimoine : Politique Immobilière de l’État, performance énergétique, indicateurs de pilotage, etc
- le support administratif et financier- la gestion des interfaces (avec les autres services / entités)L’institut dispose, pour remplir ses missions, d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000m2 (hors Résidences) qu’il a la responsabilité d’entretenir et d’exploiter.
Il assure également le rôle de maitre d’ouvrage pour toutes les opérations d’amélioration ou de développement immobilier
Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien et plus particulièrement au sein de la cellule Pilotage, expertise et support pour ce poste sont :- l’assistance au pilotage administratif et financier du service- l’assistance au pilotage financier pour le service CVE (campus et vie étudiante)- la mise en place de process pour garantir les interfaces entre les entités du service et entre le service IS et d’autres services (RSQMR (responsabilité sociétale, qualité et maitrise des risques), COM (communication) , AF (affaires financières) , achats, AC(agence comptable) notamment)Ce poste administratif est essentiel pour créer un environnement et un support / soutien de travail favorable permettant de garantir la qualité des projets et le bon fonctionnement du service.
Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer notamment en fonction du plan de charge du service.
Missions principales :
1/ Assistance au pilotage administratif et financier du service Préparation des budgets annuels initiaux, assurer leur actualisation et leur suivi (IS et SCVE)
- Assurer le suivi financier du budget : suivi financier par marchés et par opérations, (IS et SCVE)
- Assurer la mise à jour quotidienne, la complétude et l’amélioration de la base de données « financière » : Registre de demande d’achat, outil de gestion dématérialisé de passation des commandes, factures, services faits (IS et SCVE)
- Gestion administrative et financière du patrimoine immobilier et des opérations en lien avec les pôles et les services AF (Affaires Financières), AJ (Affaires Juridiques) et SFACT (Service Facturier) le cas échéant : suivi des dépenses et recettes, montages de dossiers et vérification de leurs complétudes, suivi des conventions, préparation des contrôles.
- Suivi des marchés : tableau de suivi des montants, dates de renouvellement, seuils… en lien avec le service Achats
- Participation à l’élaboration et au suivi d’indicateurs, sur le plan administratif et financier, dédiés au pilotage du patrimoine immobilier en lien avec le gestionnaire des données techniques
- Assistance administrative sur les thématiques liées au patrimoine : convention, urbanisme, foncier
- Contribuer à la mise en place d’une comptabilité analytique liée aux domaines d’activité des services et notamment au domaine immobilier (investissement, fonctionnement, entretien, maintenance…) et en assurer la gestion en lien avec le CG (Contrôle de Gestion)
2 / Gestion administrative du service:
- Gestion du courrier et des parapheurs (physiques et électroniques) ;-
- Rédaction de courriers « simples » et suivi des dossiers administratifs et/ou courriers ;
- Rédaction de notes et de comptes rendus (notamment réunion de cellule, de service, de pôles et réunions de pilotage (comité,interservices..) ;
- Assistance organisationnelle : montage et suivi de réunion, standard téléphonique, suivi des congés, gestion des fournitures, des missions et déplacements du service…;
- Archivage et gestion documentaire, administrative, juridique et financière.
Missions secondaires :
- Participation à l’élaboration de « guide », documents types, modèles sur les différents processus et outils en place au sein du service Immobilier et soutien …
- Contribuer aux autres activités de la cellule Pilotage, expertise et support lorsque cela est nécessaire, animation de la page intranet, etc.
- Appui à la direction du service concernant la qualité et les processus du service, mise à jour d’indicateurs etc.
- Etre le point de contact des sujets en interfaces avec d’autres services dans le domaine d’activité
- Contribuer activement au mode de travail collaboratif au sein du service et en mode projetProfil
Compétences spécifiques :
Maîtrise des outils informatiques et
bureautiques- M
Connaissance du code de la commande publique - A
Connaissance de la comptabilité publique et à minima des
notions budgétaires - M
Conduite de projet (de l’expression du besoin à la fin de
la GPA) et de la maintenance: bonne compréhension des tenants et des
aboutissants du projet - A
Méthode et outils de pilotage - M
Savoir-être :
Analyse et synthèse - M
Organisation, rigueur, méthode - E
Ouverture d’esprit, curiosité - M
Autonomie - Initiative - M
Qualité rédactionnelle (courrier, CR, mémoires…à
destination de la direction) - E
Capacité de communication et aisance
relationnelle - M
Maîtrise de soi - M
Esprit d'équipe - E
S : Sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
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Dimensions du poste :
Campus situé sur 1 site et 3 sites annexes (aérodrome de Lasbordes, ICA, MFJA)
Effectifs encadrés : aucun encadrement direct - travail en mode projet
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Date limite de réception des candidatures : 31 octobre 2023
Début du contrat : 01/11/2023
Rémunération : selon l’expérience
Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine sous conditions
Participation mutuelle : 15€ bruts mensuels sous conditions
54 jours de congés dont 25 CA et 29 RTT
Restauration collective
Contribution aux frais de transports
Notre site est accessible en transports en communs
Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.