Chargé de gestion administrative et financière et aide au pilotage opérationnel

  • CDI
  • Temps plein
  • De 2 à 5 ans d’expérience
  • DUT, BTS, Bac + 2
  • Chargé gestion adm fin et pilotage opérationnel

FDP 953bis/IS - IFSE groupe 4 des AAE


Mission

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-2 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

 Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. A ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Au sein de cet institut, le Secrétariat Général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.

Le service Immobilier et Soutien est plus spécifiquement en charge de :

-          la connaissance du patrimoine et de l’ensemble des travaux et missions de maintenance programmées sur son patrimoine

-          l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement.

La cellule Pilotage Expertise et Support assure un appui à l’exercice des missions du service Immobilier et Soutien et à ce titre elle est en charge de :

-          la connaissance du patrimoine immobilier et notamment via le Système d’information patrimonial

-          l’expertise et le pilotage du patrimoine : Politique Immobilière de l’État, performance énergétique, indicateurs de pilotage, etc.

-          le support administratif et financier

-          la gestion des interfaces (avec les autres services / entités)

L’institut dispose, pour remplir ses missions, d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000m2 (hors Résidences) qu’il a la responsabilité d’entretenir et d’exploiter. Il assure également le rôle de maitre d’ouvrage pour toutes les opérations d’amélioration ou de développement immobilier.


Enjeux et finalités du poste

Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien et plus particulièrement au sein de la cellule Pilotage, expertise et support pour ce poste sont 

·         le pilotage administratif et financier du service (PM 6M€ de Fonctionnement et 7M€ d’investissement)

·         l’assistance au pilotage financier pour le service CVE (campus et vie étudiante)

·         l’amélioration continue de des process pour garantir les interfaces entre les entités du service et entre le service IS et d’autres services (RSQMR (responsabilité sociétale, qualité et maitrise des risques), COM (communication) , AF (affaires financières) , achats, AC (agence comptable) notamment)

Ce poste administratif est essentiel pour créer un environnement et un support / soutien de travail favorable permettant de garantir la qualité des projets et le bon fonctionnement du service. 



Missions principales

·         Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes

·         Assurer les interfaces avec les autres services support en interne : les services AF (Affaires Financières), AJ (Affaires Juridiques), service HA (Achats), SFACT (Service Facturier), RSQMR (Responsabilité Sociétale, Qualité, Maîtrise des Risques) et élaborer des procédures, des « guides », des documents types et des modèles sur les différents processus et outils en place concernant du service Immobilier et soutien

·         Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses. (Pour IS et CVE)

·         Contrôler l'application des règles et procédures administratives.

·         Animer une équipe

·         Mettre en place des actions de communication en interne et en externe

·         Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes dans le périmètre du poste

·         Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens du service IS

·         Piloter pour le service IS la mise en œuvre de la politique d'achat

·         Assurer le suivi financier des marchés et des opérations immobilières complexes en binôme avec les opérationnels 

·         Préparer et suivre les contrats et les conventions de co-financement et d’occupation (hors Start-up, Club étudiants, et complexe sportif) et contribuer au développement des partenariats

·         Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité

·         Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

·         Contribuer à la mise en place d’une comptabilité analytique liée aux domaines d’activité du service et notamment au domaine immobilier (investissement, fonctionnement, entretien, maintenance…) et en assurer la gestion en lien avec le CG (Contrôle de Gestion)

·         Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés



Missions secondaires :

·         Contribuer aux autres activités de la cellule Pilotage, expertise et support lorsque cela est nécessaire, animation de la page intranet, etc.

·         Appui à la direction du service concernant la qualité et les processus du service, mise à jour d’indicateurs etc.

·         Contribuer activement au mode de travail collaboratif au sein du service et en mode projet

·         Gestion du courrier et des parapheurs (physiques et électroniques) ;

·         Rédaction de courriers « simples » et suivi des dossiers administratifs et/ou courriers ;

·         Rédaction de notes et de comptes rendus (notamment réunion de cellule, de service, de pôles et réunions de pilotage (comité, interservices) ;

·         Assistance organisationnelle : montage et suivi de réunion, standard téléphonique, suivi des congés, gestion des fournitures, des missions et déplacements du service…

Archivage et gestion documentaire, administrative, juridique et financière.

Profil

Compétences spécifiques :

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques- E

Connaissance du code de la commande publique - M

Connaissance de la comptabilité publique et budgétaire - M

Conduite de projet / Management fonctionnel - M

Méthode et outils de pilotage - M

Notions et connaissances domaine du bâtiment (construction, maintenance), moyens généraux - A

Savoir-être :

Analyse et synthèse - M

Organisation, rigueur, méthode - E

Ouverture d’esprit, curiosité - M

Autonomie - Initiative - E

Qualité rédactionnelle (courrier, CR, mémoires…à destination de la direction) - M

Capacité de communication et aisance relationnelle - M

Maîtrise de soi - M

Esprit d'équipe - E

S : Sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

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Dimensions du poste :

Campus situé sur 1 site principal et 3 sites annexes (aérodrome de Lasbordes, ICA, MFJA).

Effectif à encadrer : Cat. B encadrement fonctionnel et travail en mode projet (1 personne).

Quotité 100%

Télétravail possible 

Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) ou remboursement partiel des frais de transport en commun domicile-travail

Association des personnels

 

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Postuler en ligne : CV et lettre de motivation obligatoires

Date limite de réception des candidatures : 23 janvier 2024

Début du contrat : Dès que possible 

Rémunération : selon l’expérience

Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine sous conditions

Participation mutuelle : 15€ bruts mensuels sous conditions

54 jours de congés dont 25 CA et 29 RTT

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.