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Chargé du suivi administratif et financier de la scolarité (F/H)

Chargé du suivi administratif et financier de la scolarité (F/H)

  • Contrat :CDI
  • Temps de travail :Temps plein
  • Expérience :De 2 à 5 ans
  • Niveau d’études :Bac, bac professionnel
  • Salaire :Entre 25000€ et 35000€ brut annuel

FDP 633 - Catégorie B - Date limite réception des candidatures : 22/11/2019

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (3 ans renouvelables).

Description du poste :

Au sein de l'institut, la Direction des Formations Masters et Mastères spécialisés (DFM) a en charge la formation longue diplômante à l'exception des cycles ingénieurs et des formations doctorales (masters recherche et doctorats de la responsabilité de la Direction de la Recherche et des Ressources Pédagogiques (DRRP)).

Elle conçoit et dispense les différentes formations de spécialisation de l'Institut. Elle assure également le recrutement, l'encadrement et l'évaluation des étudiants suivant ces formations ainsi que les actions de prospection et de communication.

Environnement :

-       Etudiants gérés de différentes nationalités dont certains non francophones,

-       Nécessité d’interface et de coordination avec le Secrétariat Général, les Services Financiers et l’Agence Comptable, la Direction Formation Ingénieur, les établissements partenaires des formations co-accréditées,

-       Nécessité d’interface avec la DRH (décisions, etc…),

-       Nécessité d’interface avec les administrations locales (Préfecture, CROUS, etc…),

-       Nécessité d’interface avec l’extérieur : communication vers l’extérieur (traitement des dossiers de candidature, etc…).

Le poste consiste à :

-       Assurer la gestion des dossiers des étudiants du dépôt de leur dossier de candidature à la remise des diplômes,

-       Assurer l’inscription des étudiants dans l’Institut,

-       Assurer la gestion des dossiers de demande de bourse sur critères sociaux,

-       Assurer la transmission des données statistiques pour divers organismes,

-       Contribuer au recrutement des étudiants des masters et mastères spécialisés,

-       Contribuer au suivi des actes financiers liés à la scolarité des étudiants et les relations avec les services financiers de l’Institut,

-       Contribuer à la gestion administrative des Projets de Fin d’Etudes (PFE) des étudiants,

-       Contribuer à l’organisation des soutenances de PFE,

-       Participer à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes.


Activités attachées au poste :

Assurer la gestion des dossiers des étudiants :

-          Mise à jour des dossiers individuels des étudiants,

-          Préparation des attestations et des décisions administratives les concernant,

-          Formalités  relatives au renouvellement du visa des étudiants étrangers,

-          Suivi de l’inscription à la CVEC , à la sécurité sociale et remontée des listes d’étudiants au CROUS,

-          Mise à jour des informations administratives dans le logiciel de scolarité cocktail,

-          Préparation des dossiers qui sont présentés aux différents jurys de validation  et secrétariat.

Assurer l’inscription des étudiants dans l’Institut :

 -          Préparation  et organisation des rentrées (listes des étudiants, dossiers d’inscription, etc…),

-          Suivi des inscriptions des étudiants (certificats de scolarité, vérifications des dossiers, relance des pièces manquantes, etc …),

-         Saisie des informations administratives sur la base de données.

Assurer la gestion des dossiers de demande de bourse sur critères sociaux.

Assurer la transmission de données statistiques pour divers organismes (Education Nationale, Campus France, Conférence des Grandes Ecoles, etc…).

Contribuer au recrutement des étudiants des masters et mastères spécialisés :

 - en préparant les dossiers qui sont présentés aux différents jurys d’admission et en assurant le secrétariat.

Contribuer au suivi des actes financiers liés à la scolarité des étudiants et les relations avec les services financiers de l’Institut et l’agent comptable.

Contribuer à la gestion administrative des Projets de Fin d’Etudes (PFE) des étudiants en :

-          constituant les dossiers administratifs jusqu’à l’édition des conventions de stage,

-          saisissant et mettant à jour les données des stages et emploi sur la base de données de gestion des étudiants,

-          en étant en relation avec les étudiants pendant le stage et en liaison avec les professeurs responsables.

Contribuer à l’organisation des soutenances de PFE en :

-          mettant à jour le logiciel de gestion,

-          gérant les plannings de soutenances,

-          organisant les pauses café et les repas,

-          informant les personnes concernées (étudiants, professeurs, poste de garde, etc…).

Participer à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes :

-          en préparant les dossiers qui sont présentés aux différents jurys de validation et en assurant le secrétariat,

-          en préparant les dossiers remis aux étudiants lors de la cérémonie,

-          en participant au déroulement de la cérémonie.

Profil de candidat recherché :

Compétences mises en œuvre dans le cadre du poste :

-          Connaitre et appliquer les règles de gestion financière d’un  établissement public (Application)

-          Maîtriser les outils numériques (bureautique, Cocktail Scolarité) (Maîtrise)

-          Maîtriser les règles administratives de gestion des élèves en école d’ingénieur (Application)

-          Communiquer en Anglais (écrit, oral) (Maîtrise)

-          Avoir le sens du relationnel et le souci du client (Maîtrise)

-          Etre autonome et avoir l’esprit d’initiative (Maîtrise)

-          Etre organisé et avoir de la rigueur (Maîtrise)

-          Etre sociable et avoir l’esprit d’équipe (Maîtrise).


Rémunération selon expérience professionnelle.

Pour tout complément d'informations veuillez contacter Madame Claire WALLEZ à l'adresse e-mail suivante :
claire.wallez@isae-supaero.fr

Date de prise de fonctions : 06 janvier 2020

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.
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