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Gestionnaire de scolarité (F/H)

Gestionnaire de scolarité (F/H)

  • Contrat :CDD
  • Durée :12 mois
  • Temps de travail :Temps plein
  • Expérience :Indifférent
  • Niveau d’études :Bac, bac professionnel
  • Salaire :Entre 22000€ et 27000€ brut annuel

FDP 645 - Catégorie B - Date limite de réception des candidatures : 15/01/2020

Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels.

L'ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère de la défense. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

SUPAERO est actuellement la première formation d’ingénieurs française pour l’aéronautique et le spatial, mais forme également la moitié de ses élèves ingénieurs pour des postes à haute responsabilité dans les autres secteurs de l’économie. Au sein de l'ISAE, la direction des formations ingénieurs est chargée de toutes les actions de formation des élèves ingénieurs SUPAERO et de l'évaluation de l'enseignement correspondant. Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel. Elle coordonne les actions de recrutement des élèves ingénieurs et pilote la promotion de leur formation.

Cette activité s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus suivants :

-          concevoir et  faire évoluer l’offre de formation

-          recruter les étudiants

-          dispenser la formation

-          administrer les étudiants

Une contrainte forte de la direction de Formation dans ses missions est sa position d’interface multiple : direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions, les  services de soutien, étudiants d’origines académiques et géographiques variées, nombreux intervenants extérieurs, industriels, universités et centres de recherche en France et à l’étranger.

Ce poste au sein du service scolarité de la direction des formations ingénieur est caractérisé par un contact fréquent avec les élèves et l’interface à assurer entre ces derniers et les différents services administratifs de l’ISAE ainsi que des prestataires extérieurs (DGA/CEV).

Le titulaire du poste est gestionnaire au sein du service scolarité de plusieurs dossiers importants, dont la mise en place des jurys de validation et de passage, l’édition des diplômes et des suppléments au diplôme. Il est également en charge de l’accueil des étudiants et du suivi des diverses demandes concernant leur scolarité. En outre, il est appelé à assurer le soutien aux autres fonctions « scolarité ».

Le poste nécessite polyvalence, rigueur et organisation dans la vérification, la mise à jour et le suivi des dossiers.

Profil de candidat recherché :

Au cœur du service scolarité, le titulaire du poste contribue aux missions suivantes :

- Gestion administrative des étudiants :

  • vérification et mise à jour des informations administratives sur la base de données
  • vérification des pièces justificatives demandées en particulier lors des inscriptions

  • accueil des étudiants
  • délivrance des différentes attestations demandées par les étudiants ou anciens étudiants

  • délivrance et renouvellement carte MUT
  • gestion des spécificités des élèves militaire
  • réponses aux diverses demandes des étudiants sur les questions administratives

- Inscription administrative des élèves, préparation et organisation des rentrées

- Préparer les jurys de validation du 1er semestre, de passage, et de sortie (mise en place des réunions, établissement des procès-verbaux et diffusion aux membres des jurys, établissement et diffusion de la décision de désignation des membres du jury, convocations aux participants)

- Préparation des décisions des admissions et des diplômés : rédaction, signature, diffusion

- Organiser divers éléments relevant de la responsabilité du bureau scolarité (levée des drapeaux à la rentrée, baptême de promo des élèves de 1ère année…) ainsi que la préparation matérielle de la cérémonie de remise des diplômes (étiquettes pochettes et chaises…)

- Mise à jour des contrôles nominatifs de la scolarité (inscriptions, éléments diplômants,…)

- Suivi de la validation des éléments diplômants

-  Édition des diplômes et des suppléments au diplôme d’ingénieur

- Gestion de la contribution vie étudiante et de campus

- Rédaction de procédures et modes opératoires

- Standardisation des certificats et attestations, en français et en anglais

- Archivage et classement des dossiers et documents du bureau

- Répondre aux différentes demandes d’autres services

Soutien aux autres fonctions « scolarité »

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Savoir et savoir-faire : (E) = expertise - (M) = maîtrise  - (A) = application

Savoir-faire

- Bureautique, informatique (E)

- Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion scolarité (COCKTAIL - Coriandre) (M)

- Organisation, planification (M)

- Savoir respecter les plannings (M)

- Savoir hiérarchiser les priorités (M)

- Communication, relations extérieures (M)

- Connaissance des parcours offerts par l’Institut aux élèves (M)

- Connaissance du fonctionnement de l’Institut (A)

- Expérience dans l’enseignement supérieur et l’administration des élèves (M)

- Anglais (M) 

Savoir-être

- Autonomie - initiative (M)

- Dynamisme, réactivité (M)

- Organisation – méthode (M)

- Ténacité (M)

- Disponibilité, capacité à assurer la continuité du service (M)

Rémunération selon l'expérience professionnelle.

Pour un complément d'informations :

Alexandre BLOIS : Alexandre.blois@isae-supaero.fr 

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.

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