Mission
L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.Au sein de cet Institut, le secrétariat général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.
ENVIRONNEMENT
Le service Campus et Vie Etudiante (CVE), rattaché au secrétariat général, participe à l’élaboration de la stratégie d’attractivité du campus et à l’amélioration de la qualité de l’expérience en matière de vie étudiante à l’ISAE-SUPAERO.Ses activités ont notamment pour objectif la mise en valeur du campus, élément majeur d’attractivité de l’ISAE-SUPAERO et le développement de services d’accompagnement aux étudiants dans leur vie extra-scolaire.L’équipe est en charge du pilotage et de la coordination de l’activité événementielle sur le campus et assure un rôle d’interlocuteur vie étudiante et de campus pour les associations et étudiants.Le service assure également, dans le cadre de ses missions de services rendus aux étudiants : le suivi du contrat de partenariat (PPP) résidences, de la Concession de Service Public (CSP) de restauration, ainsi que l’accueil, l’optimisation et la mise à disposition des installations sportives. Le service est constitué de 3 pôles : événementiel, vie étudiante et vie de campus.
ENJEUX DU POSTE
Au sein du service Campus et Vie Etudiante, le pôle événementiel pilote et coordonne l’activité événementielle sur le campus et intervient en tant qu’interlocuteur privilégié des porteurs de projets événementiels de l’institut.
La responsable du pôle événementiel organise l’activité du pôle. L’évolution du nombre d’événements organisés sur le campus accroit le besoin en professionnalisation et en compétences.
Le titulaire du poste a pour mission d’apporter un soutien logistique à la mise en place des différentes manifestations qui ont lieu sur le campus et/ou d’assister la Chargée de projets événementiels ou la Responsable du pôle événementiel lors des événements pilotés par le pôle : journée portes ouvertes, cérémonie de remise des médailles, fête du personnel, remise des diplômes, soirée des talents, ainsi que tout autre événement organisé à l’institut.
Il prend en charge la coordination entre les différents services impliqués dans l’organisation des événements et travaillera en collaboration avec l’ensemble des services de l’institut concernés (logistique, SI, Communication, PAO etc…). Il jouera un rôle d’interface unique entre le demandeur et les différents services impliqués.
ACTIVITES
• Gestion et coordination logistique des événements :
- Prendre part ou coordonner des projets événementiels de l’Institut
- Elaboration du planning des actions à mener et suivi du rétro-planning global
- Réservation des salles et vérification de l’implantation à mettre en place selon l’évènement
- Coordination entre les différents services impliqués, et reporting auprès du pilote du projet
- Participation à des groupes de travail en mode transversal dans le cadre de l’organisation d’un événement
- Organisation de réunions de travail, rédaction d’ordres du jour et de comptes rendus
- Réservation et coordination de la mise en place du matériel et mobilier
- Réservation et suivi de la mise en place du matériel audiovisuel / SI
- Elaboration et mise en place de la signalétique de l’événement
- Communication autour de l’événement en lien avec le service Communication
- Après l’événement : bilan, retour d’expérience
• Gestion administrative et financière :
- Elaboration et suivi du budget
- Etablissement des demandes d’achats
- Relations avec les fournisseurs
• Activités transverses :
- Soutien aux événements et activités étudiants suivis par le pôle Vie Etudiante
Profil
COMPETENCES TECHNIQUES
Gestion logistique de l’événement
Elaboration et suivi de retro-planning
Gestion administrative et financière
Gestion et coordination de projets
Préparation d’ordres du jour, rédaction de comptes rendus
Soutien aux événements et activités étudiantes (conseil, orientation, logistique)
Communication autour de l’événement en lien avec le service communication
Outils bureautiques (ppt, word, excel) – logiciel PAO serait un plus
SAVOIR-ETRE
Résistance au stress
Rigueur, sens de l’organisation et des priorités
Excellentes qualités relationnelles
Capacité à travailler en mode transversal
Esprit d’équipe
Dynamisme , sens de l’initiative et autonome
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RENSEIGNEMENTS DIVERS
Postulez en ligne, CV et lettre de motivation obligatoires
Pour toutes questions complémentaires vous pouvez adresser un mail à Mme DE SOUSA : ascension.de-sousa@isae-supaero.fr
Nature du contrat : Apprentissage exclusivement
Diplôme
préparé : Master
Durée du contrat : Selon le diplôme préparé à compter du 1er septembre 2024
Date limite de validité de la fiche : 19/04/2024
Rémunération en vigueur
Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.