Poste de catégorie B - IFSE groupe 2 des Secrétaires administratifs
Mission
Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).
"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."
Missions de la Direction des Formations
L’ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
La direction des formations est chargée de toutes les actions de formation (formations ingénieur – sous statut étudiant et sous statut apprenti, masters et mastères spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel.
Son activité s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus suivants :
- Concevoir et faire évoluer l’offre de formation
- Recruter les étudiants
- Dispenser la formation
- Administrer les étudiants
Une contrainte forte de la Direction de Formation dans ses missions est sa position d’interface multiple : direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions, les services de soutien, étudiants d’origines académiques et géographiques variées, nombreux intervenants extérieurs, industriels, universités et centre de recherche en France et à l’étranger.
Missions du Pôle Scolarité
Au sein de la direction des Formations - Le Pôle Scolarité a pour missions principales de :
• Assurer l’inscription et la gestion administrative des étudiants
• Organiser les jurys de passage et de diplomation ;
• Contribuer aux cérémonies de baptême et de remise des diplômes
• Délivrer sur demandes d’anciens et actuels étudiants les documents de scolarité
• Suivre l’ensemble des éléments diplômants des diplômes délivrés à l’ISAE-SUPAERO
Projet du Pôle Scolarité
Les missions principales du pôle scolarité concernent :
- Les inscriptions
- Le suivi des éléments diplômants et la diplomation
- Le suivi de la tarification des droits de scolarité
- Les bourses sur critères sociaux et autres organismes financeurs
- La CVEC
- Le traitement de données informatiques pour des enquêtes internes et réglementaires
- L’édition de documents à destination des élèves, cartes étudiantes, certificats, diplômes…
Au -delà du suivi administratif des études, le pôle scolarité est également fortement impliqué dans l’évolution des systèmes, outils informatiques et bases de données. D’ici la rentrée 2026, le système actuel d’information de gestion des élèves – Cocktail – sera remplacé par le progiciel Auriga.
Dans ce cadre, une place importante est accordée à la digitalisation et l’automatisation des processus pour gagner en efficacité, notamment par la dématérialisation des échanges et des éditions de documents.
Le pôle a la charge du déploiement du guichet unique au sein de l’Institut.
Le poste nécessite une aisance et un goût pour le travail avec les outils informatiques.
Missions du Pôle Scolarité
Le titulaire du poste est l’interlocuteur privilégié de l’obtention du diplôme Ingénieur de spécialité et des diplômes nationaux de master co-partagés avec l’Université de Paul Sabatier.
Il est référent des élèves militaires du cycle Ingénieur pour tout ce qui relève du suivi de leurs formations DGA et de leurs démarches administratives.
Il a en charge le suivi et la constitution des listes CVEC.
Ce poste nécessite polyvalence, rigueur et organisation.
Le titulaire doit avoir une vision globale de l’ensemble des missions du Pôle Scolarité afin de pouvoir fournir un premier niveau d’informations et/ou de pouvoir orienter vers l’interlocuteur idoine.
La communication, la coopération et l’échange d’informations dans l’équipe sont primordiales.
La connaissance de l’enseignement supérieur est nécessaire.
Tout gestionnaire de scolarité est amené à éditer des cartes étudiantes, délivrer des attestations de scolarité, participer aux campagnes d’inscriptions, prendre part à l’évolution du règlement de scolarité et à la rédaction des procédures relatives au processus FORMER et s’investir dans le déploiement du guichet unique.
Activités Principales
- Participation à l’organisation et la logistique de la cérémonie de remise des diplômes
- Diplomation cycle Ingénieur de spécialité (suivi des éléments diplômants, édition des attestations, diplômes et suppléments au diplôme)
- Diplômes Nationaux de Master suivis dans le cadre du cycle Ingénieur généraliste (suivi des éléments diplômants, édition des attestations, diplômes et suppléments au diplôme)
- Suivi des projets évolution métier du pôle scolarité
- Gestion de la CVEC
- Accueil et orientation des élèves
- Suivi des élèves militaires et des sujets liés à la vie quotidienne des étudiants en général (assurances, logement…)
Répondre aux demandes d’attestations diverses (hors diplomation)
Profil
Compétences requises pour le poste
A) Compétences spécialisées ou transverses
Bureautique/Informatique (maîtrise d’Excel exigée) (Expertise)
Organisation, planification (Expertise)
Communication,
relations extérieures (Maîtrise)
Prise
de décision (Maîtrise)
Connaissance du fonctionnement de l’Institut (Maîtrise)
Utilisation des bases de données (Expertise)
Anglais (Maîtrise)
B) Compétences managériales
Poste non concerné
C) Aptitudes –Savoir-être (4 maximum)
Organisation – Méthode (Expertise)
Autonomie – Initiative (Maîtrise)
Dynamisme (Maîtrise)
Esprit d’équipe et souci du client (Maîtrise)
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Modalités de candidature
Adresser un CV et une lettre de motivation (avec la référence FDP n°991).
ContactsComplément d’information : Marie Petureau ; Marie.petureau@isae-supaero.fr
Date limite de réception des candidatures : 30/04/2024
Début du contrat : juin 2024
Rémunération : selon l’expérience
Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine sous conditions
Participation mutuelle : 15€ bruts mensuels sous conditions
54 jours de congés (dont 25 CA et 29 RTT)
Restauration collective
Contribution aux frais de transports
Notre site est accessible en transports en communs
Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.